Christian A. Estay-Niculcar's research blog

Espacio de reflexión personal dedicado a la investigación aplicada cuando se vincula la ciencia proyectual con la disciplina informática, y se aplican al desarrollo de las personas y de la gestión empresarial.

ICT & Business: Revisión bibliográfica breve y comentada de Gestión documental, Gestión de Contenidos y Enterprise Management Content …

Este post muestra algunas ideas sobre la gestión documental. Más que mostrar una revisión (que siempre puede quedar obsoleta), interesa mostrar la estructura de ordenamiento del conocimiento de la cual soy responsable.  Estas ideas las expuse hace un tiempo atrás en manuales de estudio.

A.- Gestor documental

La gestión de documentos es un tema ligado a la Inteligencia de Negocios mediante sus conceptos como DW (datawarehouse) o a través de las herramientas de acceso y recupeación de información textual, a lo cual se suman conceptos y herramientas de gestión de bases de datos.

El impacto de la gestión de documentos, también llamada Gestión Documental, ha llevado a crear o definir nuevos cargos, como el de Responsable de Gestión Documental. Este Nuevo actor organizacional. El Responsible de Gestión Documental tiene la responsabilidad en cada área o función organizacional del ingreso, recepción, derivación y salida de toda la documentación que tramite  y para ello se apoya en herramientas tecnológicas como en organizacionales (esencialmente conceptuales).

El Responsable de la Gestión Documental, no solo debe estar identificado como el Responsable Primario de un área funcional, sino que debe tener un alcance a nivel de toda una organización. Además tiene como función el controlar los plazos durante los cuales la documentación permanece en un área, evitando demoras injustificadas y verificar que no se produzca el vencimiento del plazo por causa imputable a la gestión documental. También tiene como función manejar el catálogo de documentos, así cómo seleccionar los algoritmos de búsqueda, acceso, recuperación y análisis de información.

A continuación se revisará el concepto de gestión documental y sus implicaciones contemporáneas para luego pasar a un apartado dedicado a la gestión de contenidos pero en el ámbito de la gestión documental.

B. Gestión  documental

B.1 CONCEPTOS Y FUNDAMENTOS

B.1.1 Concepto

La Gestión Documental alude a un conjunto de normas técnicas, procedimientos, métodos y sistemas, y prácticas a emplear en:

  • administrar el flujo de documentos de una organización cualquiera;
  • permitir la recuperación de información de ellos;
  • determinar el tiempo que los documentos deben guardarse en el tiempo de los procesos administrativos (como parte de los procesos de negocio, por ejemplo, guardarlo hasta recibir un OK de un agente determinado), el tiempo real (como parte del reloj normal de 0 a 24 horas, por ejemplo, guardar un documento a las 23:00) y el tiempo computacional (como parte de los relojes internos computacionales, por ejemplo, almacenar documentos a las 17 y 18 horas cuando hay CPU liberada);
  • eliminar documentos que ya no sirven; y,
  • asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización, economía y valorización como activo intelectual.

Se considera una actividad muy antigua y de hecho puede situarse en las primeras bibliotecas del mundo en térmibos formales, si bien la actividad de mantener un registro de las cosas de manera segura, como las pinturas rupestres puede considerar el inicio de la gestión documental. Luego han venido las tabblillas de arcilla, los papiros, los pergaminos, el papel y hasta hoy día los CD, DVD y lo online y sus registros ubicuos o móviles.

La necesidad de “documentar”, “registrar”, “grabar” o fijar actos humanos o actos organizacionales como los procesos administrativos y las transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos, son la esencia de la gestión documental.

Su versión electrónica que allude a sistemas de gestión documental digitales, electronicos o computacionales interesan mucho en el Siglo presente dada la importancia, robustez  y capacidad de sistemas tecnológicos como las bases de datos, los procesadores, las memorias, las redes, entre otros medios de almacenamiento y transmision –en general-  de datos y de documentos.

Cabe destacar que la Gestión Documental no puede asociarse a la Gestión de Datos clásica vinculada a las bases de datos. Los fundamentos son homólogos, pero la gestión de documentos resulta mucho más compleja dado se precisa:

  • una gestión informacional donde se indexan contenidos, keywords, ideas, autores y muchos constituyentes de los datos de un texto; y,
  • una gestión computacional donde se deben procesar grandes volúmenes de datos a alta velocidad.

B.1.2 Fundamentos para una gestión y estrategia adecuada de documentos

B.1.2.a. Tecnologías organizacionales asociadas: Gestión del conocimiento y Business Intelligence

Este documento presenta la gestión del conocimiento como una actividad humana no mediatizada por computadores/ordenadores, pero desde esta base presenta una serie de formalizaciones organizacionales y tecnológicas desde el cual plantear un sistema de gestión del conocimiento formal.

Este documento brevemente expone –aunque de manera clara- la relación entre Business Intelligence y la Gestión del Conocimiento.

B.1.2.b. Elementos de apoyo conceptual y organizacional para una estrategia de gestión documental

Este documento presenta los fundamentos teóricos acerca de cómo evoluciona una idea en la forma de diagramas. Esta idea debe entenderse que es aplicable y extensible a la gestión documental en cuanto muestra cómo evoluciona un contenido.

  • ESTAY, CHRISTIAN. (2001). “No tengo palabras para decirlo” o el rol de los diagramas en la resolución mental de sistemas artificiales en proyectos. Tesis Doctoral Universidad Politécnica de Cataluña. Capítulo 1 Apartado 1.4 y Apartado 3.4. Enlace web: http://www.tesisenxarxa.net/TDX-0904101-174856/[Leído Marzo 30, 2011]

Este recurso ilustra cómo una empresa aborda estrategias de gestión documental.

Este artículo presenta una metodología de trabajo basada en gestión de documentos y sustentada en el uso de en entorno colaborativo de trabajo.

Este recurso de empresa ilustra beneficios de la gestión documental.

B.1.3 Impacto social y empresarial

Serie de aspectos diversos afectados por la gestión documental y sus avances.

Dimensión legal y normas ISO. Este artículo muestra cómo la importancia de la gestión documental se ha traspasado al gobierno y a las normas. Claramente el uso de normas regulará todos los sistemas informáticos asociados.

Ciberespacio: Serie de recursos relacionados con buscadores de información y almacenamiento de datos. Cabe destacar que los servicios gratuitos de mensajería como Hotmail, yahoo o gmail, proveen servicios de almacenamiento que han cambiado la forma de gestión documental a un nivel simple en su gestión técnica, pero amplia en el sentido de masificar el poder de compartir documentos.

Bibliotecas. Si bien es un artículo sobre gestión del conocimiento en las bibliotecas, se muestra y aparece la gestión documental como una potente base de mejora y soporte de tareas nuevas y/o más complejas.

Comunidades virtuales. Este artículo revisa cómo impacta la gestión documental como complemento a la existencia de comunidades virtuales.

Sistemas de Información. Info@area. Este artículo muestra el rol de la gestión documental en las organizaciones.

Proyectos. Ejemplo de una licitación en el estado español sobre cómo pedir una licitación de servicios documentales.

  • BOE. (2005). Resolución Mesa de Contratación Organismo Autónomo Consejo de la Juventud de España por el que se convoca concurso para la licitación por sistema de concurso y por procedimiento abierto del contrato de consultoría y servicios de Externalización servicio documental 2005. BOE, Junio 28. Enlace web: http://www.clud.es/boe.publiboe.2005.153016. [Leído: 8 de abril del 2006].

Gestión organizacional. Este es un estudio que analiza un proyecto de gestión documental y se analiza su impacto organizacional en términos de incremento en la colaboración al compartir datos y documentos.

  • CHARLES, SUSAN. (2002). Lessons from the Document Management Trenches. Global Library and Information Services. Information Research Analyst. HP Laboratories Fort Collins. HPL-2001-230. September 24. Enlace web:  http://www.hpl.hp.com/techreports/2001/HPL-2001-230.pdf [Leído: 1 de Abril del 2011].

B.2. Gestión de Contenidos: de la edición a los EMC

La gestión de contenidos incluye muchos aspectos organizacionales y tecnológicos (de hardware y de software), que van desde estrategias EMC hasta aplicaciones WCM (amabas siglas serán aclaradas más adelante) muy concretas. Esto se ha debido a la propia evolución de los términos y las tecnologías en su uso y en los resultados y proyección que se conseguía en su aplicación.

El espacio conceptual y de tecnologías se intenta abarcar en este apartado teniendo claro que se mezclará por un lado un desarrollo conceptual básico sobre la gestión de contenidos, que podemos dilucidar como el arte organizado de todo lo necesario para administrar contenidos de datos y de información organizacional, y por otro lado la evolución que las tecnologías sufren por su propio uso y que al final permite combinar términos surgidos de los desarrollo de software con los conceptuales.

No pretende ser un apartado terminal sino un apartado abierto a un campo que evoluciona muy rápido.

B.2.1. Fundamentos en los CMS

B.2.1.1. Bases conceptuales y tecnológicas

Conceptualmente un CMS es una colección de procedimientos o prácticas de trabajo usados para administrar los flujos de trabajo en un ambiente colaborativo o a lo sumo compartido. Sus cualidades son:

  • permite a un gran número de personas contribuir y compartir datos almacenados;
  • controla el acceso a datos, basados en roles de usuario (que define la información que los usuarios o grupos de usuarios pueden visualizar, editar, publicar, etc);
  • ayuda a un fácil almacenamiento y recuperación de datos;
  • reduce la duplicación de la entrada repetitiva;
    mejora la facilidad de redacción de informes; y,
  • mejora la comunicación entre los usuarios

Tecnológicamente los sistemas manejadores de contenidos (o sistemas gestores de contenido, CMS por sus siglas en inglés de Content Management System) son hoy en día una herramienta esencial para gestionar grandes volúmenes de información online. En tiempos en que Internet es usada como extensión laboral y social de organizaciones y personas laboralmente, se usa y emplea cómo repositorio global de documentos que desean visualizarse como de documentos internos o privados que interesa gestionar de manera propia. Hay software CMS específico tanto propietario como OpenSource, tanto de pago como gratuito, tanto empotrado como operativo en Internet, y tanto desarrollado internamente como desarrollado externamente o provisto como servicio tercerizado. Pero, aparte, hay muchos software cuya evolución y crecimiento les está convirtiendo en CMS, por ejemplo el gestor de documentos de Google, accesible desde una cuenta Gmail, o el software para gestión de blogs WordPress.

B.2.1.2. Evolución organizacional

La gran ventaja, virtud y potencial de un CMS se basa en que separa la gestión interna de los contenidos con la visualización o despliegue de la información. Esto que puede parecer muy evidente y un criterio de seguridad muy natural, no lo es tanto si se observa que muchos desarrollos siempre han “indistinguido” el tratamiento del dato como información o fuente de valor interno que tiene un procesamiento, preparación y filtro distinto a su despliegue visual Ojo, no son Sistemas de Información, sino que pueden situarse entre los Sistemas de Información y las plataformas de visualización de datos. Un CMS permite administrar a quien mostrar qué y cuando determinada información o dato. Asimismo un CMS, entre otras cosas, facilita gestionar el trabajo pues conforme filtra el quién y el cuándo visualizar contenidos o documentos, se apoyan procesos de gestión de flujos de trabajo, trabajo con diferentes niveles y tipos de usuarios, o simplemente, categorizar información según los receptores de información, entre otras propiedades y posibles usos. Aparte, reduce o permite reducir tiempos, procesos y ciclos de programación, pues aporta herramientas que podemos llamar de diagramación para preparar la presentación de la información (no se precisa saber programar, por ejemplo, en HTML, salvo aspectos fundamentales) gracias a que aporta herramientas de edición, de publicación, de manejo de imágenes, entre otras.

Al día de hoy, los CMS son herramientas frecuentes en todo sistema web que despliega información. Se consideran un ‘commódity’ para cualquier organización que cuenta entre sus estrategias, el despliegue o gestión de diversa, variada y gran cantidad de información tanto estructurada como no estructurada.

B.2.1.3. La CMS en la literatura

No es sencillo organizar la documentación sobre la gestión de contenidos, pero si se puede construir un abanico de ideas que permite comprender mejor el espacio de los CMS lo cual en suma permite comprender mejor la operativa de los productos vinculados hoy en día a la gestión de contenidos.

Historia y rasgos fundamentales. Estos artículos presentan y definen los CMS, aportan datos históricos así como su forma de operación y  los distintos tipos de CMS.

Visión y valor empresarial de un CMS. Este artículo presenta un CMS como instrumento útil a los procesos de negocio a partir de un análisis de procesos (que aparece denominado como la anatomía de un CMS).

Ejemplo de producto comercial. Este recurso describe un CMS comercial pero desde el punto de vista de las necesidades empresariales.

TopTen de web CMS del 2011. Comparativa online de varios CMS (Preation Eden Platform, Squarespace, Wix Premium, Weebly Pro, Intuit Web Builder, Go Daddy Website Tonight, Publicsquare, y liveSTORYBOARD). Los ratings se basan en criterios acumulados como Product Features, Search Engine Optimization, Service Capacities, Secutiry, y Help Support, cada uno de los cuales es analizado en detalle en base a sub-criterios. Cada producto conduce a información detallada de sus características principales.

TopTen de Software CMS del 2011. Comparativa online de varios CMS (Joomla, WordPress, Drupal, Expression Engine, Movanle Type, eZ Publish, Mambo, Vivvo CMS, Squarespace, y Textpattern). Los ratings se basan en criterios acumulados como Built-in-Features, Add-on-Features, Management, Security, Ease of Use, y Help & Support cada uno de los cuales es analizado en detalle en base a sub-criterios. Cada producto conduce a información detallada de sus características principales.

TopTen de CMS del 2007, 2008 y del 2009. Comparativas cualitativa de CMS o productos que pueden ser considerados como tales. El aporte de estos documento es la descripción de los productos. Lo curioso es que no aparecen los enumerados en la del 2011 (presentada anteriormente), pero no quiere decir que los aquí listados hayan desaparecido, sólo es otra lista.

Seleccionar y comparar CMS. Este artículo nos introduce a criterios para seleccionar y comparar un CMS. Si bien se basa en algunas herramientas bastante estándares o poco populares, los criterios de caché avanzado, replicación de base de datos, balance de carga y exportación de contenido estático, son criterios válidos en un primer momento de una selección empresarial. Este artículo se complementa con el anterior.

Listado de CMS. Este recurso Wikipedia presenta y enumera varios CMS. Cabe destacar que es un recurso actualizado de manera no muy frecuente, pero aporta una visión muy importante de cuantos CMS se encuentran como propietarios u OpenSource. Se presentan diversos productos en base a su relación con plataformas, entornos y/o lenguajes de desarrollo con los cuales se integra o permite mejoras de gestión, a saber: Java, ASPNET, Perl, PHP, Python, Ruby, COldfusion, y otros.

JOOMLA. Página web del software JOOMLA, CMS comercial.

B.2.1.4. Tipos o derivaciones de CMS

La literatura distingue varios términos asociados a los CMS como resultado de la evolución del mercado:

  • Un web CMS (WCM) es un CMS que opera en Internet y provee servicios de autorización, colaboración y administración de herramientas diseñadas para permitir a usuarios con poco conocimiento de lenguajes de programación crear y administrar sitios web. Permite asimismo capacidad de gestionar documentos y dirigirlos a múltiples autores para su edición y participación en la producción de sus contenidos. Un WCMS en suma simplifica la publicación a usuarios o editores o autores de contenidos sin mucho conocimiento de programación.
  • Un CMS software es un software cuyos rasgos lo acercan a las cualidades de un CMS o es un software creado para tal fin y no necesariamente opera sobre Internet. Provee idénticas o similares funcionalidades de un web CMS. Para muchos efectos, muchos de estos son WCMS.
  • Un web Group CMS (GMS)  es similar a un WCM con la diferencia de satisfacer plenamente requerimientos concretos de grupos u organizaciones pequeñas que tienen dificultad de administrar su imagen (corporativa), comunicarse con sus miembros, planificar eventos, programar o asignar tareas de proyectos internos, entre otros. Estas actividades se distribuyen entre varios herramientas que un GMS unifica.

B.2.2. Enterprise Management Content (EMC)

B.2.2.1. Fundamentos

Los Enterprise CMS o EMC (Enterprise Management Content) se pueden considerar una extensión de la visión sobre las prestaciones de un CMS en el ámbito de la gestión documental. No obstante, son algo más.

Un EMC contiene documentos, detalles y registros relacionados con la empresas y/o sus procesos organizacionales. El propósito es gestionar el contenido no-estructura de información o datos de una organización, asimilando diversos formatos y estructuras. El  término EMC definido por la Association for Information and Image Management (AIIM) y a lo largo de la historia su uso se ha asociado a una estrategia, un método, y a herramientas. Cabe destacar que la AIIM definió el término existiendo CMS, pero el tiempo les vinculó.

Hoy en día, EMC, es un área de las TIC por sí sola.

B.2.2.2. Los EMC en la literatura:

Definiciones y espectro conceptual y tecnológico. Este recurso presenta el concepto de EMC desde la AIIM. Es interesante porque se presenta toda la dimensión organizacional y tecnológica.

Definiciones y espectro tecnológico. Este recurso presenta o intenta describir el amplio espectro de intereses ligados al concepto de EMC.

ECM en la empresa al 2011. Estos documentos muestran el porque ECM es pertinente para las empresas. Por un lado, AIIM analiza el estado de uso del ECM y expone los principales inductores para invertir en ECM, completado con datos estadísticos muy útiles, si bien su aporte esencial está en la descripción de los inductores (‘drivers’). Por otro lado, se presentan las 5 razones para escoger un ECM: incremento de la productividad, reducción de costes, protección de la información, mejorar imagen corporativa y ROI rápido (retorno de inversión rápido).

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