ICT & Business: Entornos virtuales de trabajo colaborativo … comentarios desde el campo

Luego de varias décadas trabajando sobre cómo hacer más productivas las relaciones entre personas, se ha decantado el término −o más bien noción− de: Entorno Virtual. En esta parte se presenta la noción de Entorno Virtual y la de EVTC.

1. ENTORNO+VIRTUAL => COMPETENCIAS NUEVAS

Entorno Virtual no es un término preciso, sino más bien un aglutinador conceptual, donde tanto la palabra Entorno como la palabra Virtual dan un sentido al término. Se puede decir lo siguiente a estas alturas sobre un Entorno Virtual:

[Entorno] porque se habla de un espacio social donde se produce un comportamiento interactivo entre personas con el fin de hacerlas más productivas produciendo beneficios económicos y humanos en cada persona y en el conjunto de ellas.
[Virtual] porque lo que “ocurre [entre personas], ocurre” en el espacio de lo metafórico, de las ideas, de los conceptos abstractos, o que es lo mismo, del lenguaje humano mediatizado por artefactos abstractos como el software de las TIC.

Un Entorno Virtual es un medio que liga a personas en relaciones de trabajo y al mismo tiempo de aprendizaje. Esta unión entre trabajo y aprendizaje (o educación) se manifiesta porque se ha observado que un Entorno Virtual permite y posibilita desarrollar competencias y habilidades de diverso tipo, de las cuales pueden destacarse las siguientes:

de negociación y de mediación, pues se deben resolver problemas y conflictos de forma seguida;
de conversación, pues es lo esencial en un EVTC y es considerada la herramienta central en un EVTC;
de respeto y valorización del trabajo, pues interesa “quererse” dentro del grupo, lo cual requiere una apreciación del valor del trabajo alto en lo social, lo personal y en cuanto al aprendizaje y la resolución de problemas;
de aceptación, pues se debe operar con personas o entornos no deseados o no cómodos;
de aportación individual, pues cada persona debe asumir sus tareas de manera íntegra y además contar con los espacios para compartirlas y recibir y dar contribuciones;
de sincronía y asincronía, pues las personas deben gestionar el tiempo en función de los momentos cuando deben estar operando con otras persona en una actividad al mismo tiempo (sincronía) o cuando deben hacerse tareas por partes pero no trabajando al mismo tiempo (asincronía);
de redacción e interpretación de textos, pues toda actividad queda registrada y memorizada en documentos comprensibles por el colectivo presente y futuro (nuevas personas que se integren o usen los resultados presentes);
de manejar TIC y formas de uso de las TIC, pues es posible comprender que las TIC son una cosa y, sus usos y fines son otros (como ha quedado ilustrado en varios ejemplos previos);
de memorización y aprendizaje/trabajo compartido, pues queda claro que las tareas por su complejidad requieren el trabajo conjunto de “muchas mentes” y el conocimiento surge y está distribuido;
de interdependencia positiva, pues los complejos problemas actuales y sus procesos de resolución requieren hoy en día la necesidad de otras personas y de confiar en el éxito y entendimiento de cada persona;
de gestionar los modos de interacción, pues es posible o se podría requerir combinar presencialidad, no-presencialidad, online, virtual o distribuida en momentos o según la naturaleza de las interacciones;
de generación de reglas y normas en comunidad, pues siempre se deben pactar y diseñar reglas de comportamiento o buenas prácticas de uso y de trabajo del EVTC y en el EVTC, ya que todo colectivo operando en un EVTC define o se define como una comunidad de práctica;
de optimización de procesos mentales y de tareas físicas, pues la virtualización de tareas y la digitalización del conocimiento permite observar nuevas prácticas de organizar el trabajo;
de aceptación asertiva, o el acto de establecer empatía con otros interlocutores (tono de voz, mensajes informativos, dar ayuda, dar elogios, etc.); y
de oposición asertiva, o el acto de rechazar una actitud de otra persona pero buscar una actitud más aceptable en esa otra persona, con el fin de que las personas deben orientar su trabajo al beneficio del grupo o equipo.

Si bien hablar de comunidad de práctica (CdP) puede alejar al lector del interés en el tema, igualmente se precisa aclarar que una CdP es un grupo social constituido y que tiene como finalidad desarrollar un conocimiento especializado a partir de un aprendizaje colectivo basado en la reflexión compartida de experiencias prácticas y de conocimiento teórico usado o pertinente a la práctica. La idea de CdP en este discurso sobre los EVTC es para fijar la idea de una utilidad o beneficio económico (pues el conocimiento a desarrollar debe al menos ser útil para las mismas personas para hacer un trabajo mejor y con menos esfuerzo) y para las personas (pues la experiencia debe mejorar las relaciones entre personas y aumentar las redes sociales de convivencia). .

La consecución de estas competencias en suma convierten al Entorno Virtual en un espacio de beneficio económico y personal, tanto en el individuo como en las organizaciones.

Beneficios en el individuo. El beneficio económico se deriva mínimamente del hecho de que una persona adquiere e interioriza prácticas de trabajo qué, según indica la literatura relacionada, reportan mejores opciones de trabajo futuras. El beneficio personal se deriva mínimamente del hecho de que una persona puede crecer personalmente conforme madura en la adquisición de las competencias ya que su adquisición e interiorización pasan a ser herramientas aplicables cotidianamente en –por ejemplo− resolución de problemas.

Beneficio en las organizaciones. El beneficio económico se deriva mínimamente del hecho de que toda organización aumenta su productividad cuando las personas comparten información y conocimiento. El beneficio personal se deriva mínimamente del hecho de que si las personas interactúan de manera positiva y provechosa y productiva, el entorno laboral se considera saludable y constructivo.

2. EL PREFIJO “CO” Y LOS INTERESES DE ACTUAR EN COMPAÑÍA

Se ha visto que las personas interactúan −cuando están en un colectivo, grupo o equipo− y se organizan para un fin (idea de productividad) de varias maneras: comparten, coactúan, coparticipan, colaboran y/o cooperan, donde estas dos últimas (colaboración y cooperación) son las más recurridas en los Entornos Virtuales. Sea cual sea el caso, el prefijo “co-“es el punto común.

El prefijo co significa compañía. Conviene aclarar que no interesa para efectos de este texto si el prefijo co se acompaña del guión o no, lo que importa es lo que comporta (“lo que implica” o “lo que conlleva” según la primera acepción del Diccionario de la Real Academia Española). Y lo que comporta es que un Entorno Virtual será el territorio donde las personas interactuarán en relaciones de compañía de algún tipo “co-” con un fin.

¿Cuál fin? Se plantean dos fines que son uno a la vez:

Por interés económico. Interactuar sólo interesa si es para producir algo y ese algo será conocimiento −en diversas formas− y que en suma no es más que responder a una economía de la información donde el valor de las personas y sus relaciones se mide en el valor transable del conocimiento que cada sujeto tiene y que cada colectivo produce. O sea, el actuar en compañía de alguien es útil si sirve para producir un conocimiento de interés.

Por interés por las personas. Interactuar con otros debe enriquecer a las personas siempre, y por esto debe haber un beneficio en motivación, en reconocimiento, en aprendizaje, en algo que deje un “grato recuerdo” cuando la interacción se acaba.

3. ENTORNO VIRTUAL Y TIPOS DE EVTC

En síntesis, y para efectos de este documento, los Entornos Virtuales buscan hacer más productivas las interacciones sociales y laborales entre personas cuando actúan en compañía de otras y operan mediatizadas por ordenadores/computadores (en general TIC) y se reciba un beneficio económico y un beneficio para las personas.

Si bien los elementos tecnológicos quedan casi al margen de la idea central de esta noción de EVTC, hay que precisar que los EVTC son espacios donde las personas definen o trabajan en base a ciertas reglas y con determinados fines y suelen estos espacios ser aplicaciones informáticas, aunque ha veces son conjuntos de varias TIC integradas (que pueden estar juntas en otra aplicación que les coordina) o no. Estas combinaciones definen algunos tipos de EVTC que pueden categorizarse de la siguiente manera.

EVTC no informatizado. Alude cuando las personas usando medios presenciales sin apoyo de TIC se organizan para actuar en compañía, por ejemplo, una Vendimia, donde muchas personas se organizan y comparten conocimiento hablando para recolectar uvas. O, una clase de aula, no necesariamente “cercada por las 4 paredes de un aula”, donde usando medios tradicionales (libros, lápices y juegos, por ejemplo) se comparte un proceso de aprendizaje.

EVTC integrado (EVTC informatizado con TIC integradas). Por ejemplo, plataformas o software integrado como Cassiopeia (a ver más adelante), donde las personas son usuarios de un software y trabajan en compañía. En este caso, se requiere trabajo en red computacional, es decir, según el software, se puede trabajar a distancia real si el software está construido para operar en Internet, o puede darse el caso de trabajar en una red de computadores/ordenadores dentro de una empresa o grupo de empresas (llamadas intranet, o redes locales).

EVTC no integrado o con TIC no integradas. Por ejemplo, cuando varias personas usando tecnologías no integradas como el correo electrónico, foros online, blogs, chat, y repositorios de datos, se organizan para realizar una tarea conjunta. Por ejemplo: cuando varios estudiantes se organizan para realizar un deber usando medios tradicionales como Skype, Facebook, Messenger y Gmail para interactuar y compartir datos y mensajes sin salir desde sus casas. En este caso la idea de trabajar en red, tomando el ejemplo recién dado requiere necesariamente conexión a Internet, pero sería en este caso Internet para uso doméstico pero que puede completarse y complementarse con llamadas telefónicas cuando los estudiantes no tienen un computador/ordenador a su disposición.

De esta tipología elemental, queda claro que pueden haber más casos o más combinaciones posibles, incluso transversales entre estos mismos tipos. Este documento se centrará en los dos últimos tipos.

Con esto ya podemos hablar de “Entornos Virtuales de Trabajo Co-” (EVTC) con mayor solidez conceptual. Aunque, para efectos de concentrar toda la literatura existente, se entenderá que por EVTC se habla de Entorno Virtual de Trabajo Colaborativo.

4. EVTC: CARACTERÍSTICAS ESENCIALES

Los EVTC presentan varias características que dentro de un espacio organizacional (de trabajo o de aprendizaje) se pueden caracterizar como se expone a continuación.

a) EVTC como sistemas tecnológicos

Los EVTC generan zonas virtuales para el trabajo compartido, cooperativo y colaborativo entre varios miembros desde donde compartir datos, información y comunicación para llevar acabo actividades comunes.
Los EVTC proveen entradas, normalmente restringidas, a zonas virtuales mediante accesos controlados a determinadas personas (llamados miembros) y, en los casos que sea necesario, limitando sus posibilidades de manipulación de la información según roles o funciones.
Los EVTC facilitan el acceso a datos, información y soportes de los medios de comunicación, los cuales se encuentran almacenados en servidores y que siempre están disponibles para quien tenga los accesos para llegar a ellos.
Los EVTC permiten almacenar o guardar todos los tipos de objetos (documentos, bases de datos, sonidos, anotaciones, agendas o entradas de agendas, listas de direcciones y direcciones, fotografías, imágenes, vídeos, entre otros) que puedan resultar útiles en el desarrollo del trabajo compartido, colaborativo y cooperativo en un mismo sitio sin necesidad de que mantengan o deban tener copias.
Los EVTC permiten tener acceso, o no, a reuniones o citas entre los miembros, ya sea en encuentros presenciales o a través de la Red pues ofrece los medios básicos para realizar sus convocatorias.
Los EVTC presentan o incluyen o consideran ciertas aplicaciones que permiten que el trabajo se organice u orqueste dentro o siguiendo un flujo de trabajo predefinido (llamados workflow).

b) EVTC y las condiciones de los miembros

Quienes son parte de un Entorno Virtual y por ende son personas con acceso a un EVTC deben, como grupo, poseer ciertas características, a saber:

deben ser un grupo de personas organizadas;
deben trabajar juntas como equipo y como parte de una actividad para lograr unas metas comunes;
deben compartir o estar dispuestas a compartir talentos, conocimientos, y capacidades;
deben hacer un esfuerzo común por compartir y desarrollar habilidades, informaciones y competencias;
deben tener una comprensión o entendimiento común acerca del proceso de desarrollo de una actividad (o ‘proyecto’) común;
deben tener y operar con confianza y apoyo mutuo; y,
deben promover la sinergia.

c) EVTC y los fundamentos de su diseño

Un EVTC al momento de diseñarse, sea conceptualmente y/o tecnológicamente, debe siempre facilitar:

comunicación entre los miembros del EVTC;
compartición y comunicación de datos e información;
coordinación y control de objetos compartidos;
compartición de un espacio virtual de trabajo (y/o aprendizaje);
soporte a la toma de decisiones en común.

Todo EVTC debe cumplir al menos los siguientes criterios:

Simplicidad y usabilidad. Debe haber consistencia entre navegación, diseño y contenidos.
Fidelización. Deben ofrecerse servicios y contenidos atractivos para volver al EVTC.
Actualización. Deben proveerse mecanismos de actualización continua de contenidos y/o de información.
Participación. Debe promover y canalizar adecuadamente la participación activa y la aportación de ideas (por ejemplo encuestas online, buzones de sugerencias, y/o foros de discusión).
Personalización. Debe permitir la adaptación al gusto del usuario.
Trabajo en grupo. Debe proveer mecanismos de colaboración/cooperación, trabajo en cooperación, y creación de redes de personas.
Evolución. Debe permitir desarrollar, añadir e incorporar nuevos servicios para adaptarse a las personas o mantenerlas interesadas.
Seguridad. Debe implantar mecanismos de privacidad y seguridad.
Escalabilidad. Debe proveerse una infraestructura tecnológica, sólida y abierta que permita un escalado (crecer) sencillo y robusto.