#Ingenieria del #Proyecto: #KANBAN … los «12 pasos de la receta de la poción mágica»

En el mundo de la gestión de proyectos y en el mundo Agile existe una herramienta ligada a la historia de la Gestión de Proyectos: KANBAN. En este post escribiré sobre esta herramienta tomando la publicación literal de Linkedin de Xesco Vilches, con su autorización, porque el éxito de Kankan es verla como metodología y que Xesco lo resume y presenta en 12 pasos a seguir (conoce el original de esta publicación del 19 de Noviembre del 2021 en Linkedin en este link).

Hago esta réplica, copia, de la publicación de Xesco porque su planteamiento lo hace desde la postura del practitioner con una visión claramente del Project Manager y un aporte a la actividad profesional del Project Management.

Antes de pasar a la receta un poco de historia y antecedentes.

Kanban es una herramienta originada allá por inicios de los años 40 del Siglo XXI por Taiichi Ohno. Un sistema de fichas muy sencillo cuya aplicación se ha masificado y que ha dado lugar a muchos software.

Pero KANBAN no es un software. Como dijo David Anderson, quien formalizó Kanban más como método tal como se popularizó y CEO de KANBAN University:

Kanban is not a software development lifecycle methodology or an approach to project management. It requires that some process is already in place so that Kanban can be applied to incrementally change the underlying process – David Anderson, Kanban (fuente)

A la fecha Kanban ha madurado mucho . Desde textos que lo presentan en sus orígenes ligados al método Just-In-Time, hasta recientes manuales como la Kanban Guide del 2020 o The Kanban Guide for Scrum Teams del 2021(Castellano, Inglés).

Por supuesto sabios y vende-humo abundan, declarándose muchos principios (aquí va uno bastante bueno), pero la propuesta de Xesco es integradora, formal y algo clave, como lo expuso Ohno y Anderson, metodológico.

Vamos ya a lo que nos dice Xesco …

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🤦‍♀️ 🤦‍♂️ Las Direcciones de Proyectos a menudo tienen la presión del tiempo para acabar en fecha. Son mis héroes porque dedican todo el esfuerzo en cada proyecto y cada cliente para entregar a tiempo!!!!

Pero, ¿existe otra manera de hacerlo, más cómoda y ‘continua’? SÍ

Con Kanban, se consigue un:

🧑‍🚀 Un flujo continuo de tareas
👩‍🏫 Visualización de tareas y bloqueos
🧑‍🤝‍🧑 Trabajo colaborativo
🧑‍🎓 Liderazgo compartido de todas las personas
🏋️‍♂️ Mejora continua del proceso

La implantación de Kanban cuenta con diversos programas informáticos de apoyo: Trello, Kanbanize, etc.

Pero la clave es la 𝐌𝐞𝐭𝐨𝐝𝐨𝐥𝐨𝐠𝐢́𝐚 𝐝𝐞 𝐏𝐚𝐬𝐨𝐬 𝐚 𝐒𝐞𝐠𝐮𝐢𝐫
Aquí tienes la receta de la poción mágica 🍵:

1. Conocer la herramienta ‘a mano’ sin automatismos, para vivirla
2. ‘Romper’ los paquetes de trabajo para que todos tengan una duración similar de tiempo
3. Enterder que Kanban requiere una organización ‘agile’con participación de todos y visibilidad del trabajo
4. Asegurar que las tareas son estables, sin ‘pivotaciones’ por cambios del cliente para evitar descartar tareas en mitad del panel.
5. Escalar a uso de paneles interconectados para extender el control de flujo a otras areas
6. Crear un equipo de Replenishment de tareas que asegure la factibilidad de todas ellas y el equilibrio de tiempos de dedicación de cada una
7. Integrar el Kanban en el ERP para extraer y devolver las tareas u Ordenes de trabajo automaticamente
8. Crear PokaYokes de interaccion con el Kanban que aseguren el respeto de los limites de WIP
9. Crear y aplicar unas politicas de Servicio para Urgencias, Tareas Estrategicas, Tareas comunes, Tareas de Fecha fija, etc
10. Realizar las reuniones diarias de seguimiento del panel con todo el equipo, más una reunión de Retrospectiva cada mes aprox.
11. Revisar el Diagrama de Flujo de las tareas: nivel de WIP, Lead Time y Ritmo diario de cumplimiento, para valoras nuevos limites de WIP
12. Establecer politicas de excepciones de WIP para casos especiales

✍️ ¿Se te ocurren más ingredientes antes de automatizar el Kanban?