#Ingeniería del #Proyecto: el time box

Te presento The Isolator. El caso de 1925 para concentrarse en el trabajo. Estoy seguro será el ideal de muchos supuestos «jefes» o «jefas».

Acoto «Hugo Gernsback ideó en la década de 1920 un casco de madera que aislaba al usuario del 95% del ruido exterior y tenía una visión reducida frontal para que los empleados en las oficinas no se distrajeran con ningún factor externo y poder, de esta manera, contribuir a la esclavitud laboral de manera radical.» (extraído de https://culturainquieta.com/es/lifestyle/item/14700-the-isolator-el-casco-de-1925-para-concentrarse-en-la-oficina.html).

Por suerte este invento no prosperó.

Dejemos de lado el ISOLATOR. Pues quería entrar en el tema del time box.

A continuación algunas ideas del time box puesto en contextos tradicionales y sirven de baseline para equipos de alto rendimiento,

El time box es una técnica o quizás una práctica o más bien un hábito, o quizás, una nueva forma de coordinación organizacional.

Lo que sea, pero se aprecia de amplia utilidad si lo valoran los directivos y los trabajadores. Y obviamente se sabe aprovechar.

Así que comencemos.

La técnica del timebox consiste en fijar el tiempo máximo o esperado para conseguir objetivos o unos objetivos, tomar una decisión o realizar unas tareas, o simplemente para culminar una actividad, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo, pero siempre con toda la energía. Motivación y “pilas” puestas en lo que hay que hacer. Termina con algo concreto.

El timebox es reservarnos ese espacio de tiempo para hacer algo y porque sabemos que en ese tiempo conseguiremos algo. Suele ser un tiempo en el cual, porque nos conocemos a nosotros mismos, sabemos que es el mejor momento para trabajar y concluir algo.

De esta manera, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que esté hecho, de antemano se acuerda dedicar un tiempo limitado. No es decirle al jefe, «lo terminaré cómo sea», sino asumir «terminaré algo correcto, completo y adecuado en un tiempo X».

La consciencia de esta limitación temporal favorece la priorización de objetivos/tareas y fuerza la toma de decisiones. Y nos expone a un profundo autoconocimiento.

El time boxing es un espacio que se reversa en agenda, y suele informarse al resto que es nuestro time box. No es tiempo de descanso, es un tiempo de nuestra máxima productividad.

Un time box lo podemos tener para preparar una cena, para conversar con un colega, para el bocadillo, o si nos ponemos en plan Agile, para las tareas de un sprint backlog, para el daily meet, otras reuniones de Scrum, para terminar un artículo o un informe.

En suma, el time box es un concepto que nos obliga a reservar tiempos para cumplir tareas.

Acoto que los time box han cobrado fuerza con el discurso Scrum.

Y «lo más loco» es que hay time box para procrastrinar.

Nunca el time box se reserva para hacer algo sin terminar. Y nunca el time box se encadena directamente con otras actividades u otros time box. Se suele dejar un espacio entre estas reservas de tiempo.

El time box se respeta, nos lo deben respetar y debemos respetar el de otros. Y más aún, debemos gestionar los time box, pues existencia requiere coordinaciones para sincronizar sus resultados.

El time box es algo personal, pero un tema de coordinación organizacional. Por ello hay que educar a la organización en estos temas. A respetarlo y a no abusar para «esconderse a matar el día laboral».

Hay muchos beneficios, como … más productividad, efectividad y creatividad, más aprendizaje y reflexión, optimización en nuestros recursos y reducción de tiempos muertos como aquellos en que estamos pensando “ahora no puedo pensar”, “estoy agotado”, etc. Y, por lo mismo implica disciplina.

Aparte de la disciplina, se deben tener presente aspectos como:

Tener metas y objetivos claros.
El tiempo no es infinito ni es un recurso recuperable.
Los objetivos varían.
No deben existir interrupciones.
Estar bien alimentado.
Controlar aspectos fisiológicos.

Las personas que emplean time box y son parte de un mismo equipo, requiere que el equipo sea pequeño para reducir probabilidad de imprevistos e interrupciones.

Cabe acotar que el time box es una respuesta a algo natural: qué en una jornada de 8 horas, solemos trabajar con máxima productividad en menos tiempo .

Respecto de la productividad se puede mencionar el principio 90/10 o Ley de Covey que dice “Solo una pequeña parte de los sucesos en nuestra vida depende de las circunstancias, por lo general, nosotros decidimos cómo pasará nuestro día. ” Esto aplicado al día a día, nos dice que el 90% lo podemos manejar nosotros, pero muchas veces no lo vemos así ni efectivamente ocurre pues permitimos que seamos controlados. El time box nos ayuda a recuperar ese 90%.

En un time box es importante tener una estrategia de trabajo, o una metodología, que permita aprovechar al máximo. Una de estas técnicas es la llamada Pomodoro y/o la 57/12. Ambas nos dicen que debemos trabajar unos minutos y descansar otros, es decir, haciendo pausas entre 20-30 minutos, y la segunda indica trabajar 52 minutos y descansar 17. En cualquier caso, ambas aumentan la productividad.

Y para cerrar este post, The ISOLATOR de nuevo.