Christian A. Estay-Niculcar's research blog

Espacio de reflexión personal dedicado a la investigación aplicada cuando se vincula la ciencia proyectual con la disciplina informática, y se aplican al desarrollo de las personas y de la gestión empresarial.

EL ROL DE LOS ENTORNOS DE TRABAJO COLABORATIVO VIRTUAL EN LA NUEVA ECONOMIA: UNA APROXIMACION TEORICA Y APLICADA DESDE LA GESTION DE PROYECTOS E-BUSINESS (2002)

RESUMEN.

Un tema de relevancia en la gestión de proyectos es el tema de la virtualizazión del trabajo y la digitalización del conocimiento. Para soportar esto, en proyectos se usan entornos de trabajo colaborativo virtual. Este trabajo muestra el rol de estos instrumentos en la nueva economía dentro de un enfoque de proyectos e-business.

 

ABSTRACT.

A subject of relevance in the project management is the virtualization of the work and the digitalization of the knowledge. In order to support them, in project are used virtual collaborative work tools. This paper shows to the role of these tools in the new economy within an approach of projects e-business.

 

1. INTRODUCCION

El término e-business fue popularizado a partir de un eslogan lanzado por IBM como parte de una de sus estrategias. El día 7 de octubre de 1997, Louis Gerstner, CEO de IBM decía que IBM buscaba posicionar como empresa líder y promover una nueva imagen (Fuente: Alter, Steven. (2001). “Does the trend Toward E-Business Call for Changes in the Fundamental Concepts of Information). Así e-business es lo que ocurre cuando una empresa conecta sus sistemas informáticos a sus clientes, empleados, distribuidores y proveedores, a través de intranets, extranets o Internet.

En la nueva economía los negocios e-business han sido un importante referente de los cambios que las nuevas tecnologías han supuesto en las estructuras de los mercados y de los diversos sectores productivos y de servicios. Su criticidad e importancia los convierten en activos de gran importancia. Esto hace que su generación mediante un proyecto e-business sea considerado un tema de alta

importancia estratégica, tanto por la inversión que supone como por el cambio que implica. Por este motivo la gestión del proyecto e-business resulta ser un medio de garantizar la calidad del proceso de generación del negocio e-business como un medio de hacer uso de los mejores recursos productivos que ayuden a conseguir la calidad.

Planteado así, un proyecto e-business como cualquier otro es similar en muchos aspectos pero también peculiar en que necesita usar el conocimiento de muchos expertos no situados geográficamente de manera cercana.

En este ultimo aspecto, el uso de entornos colaborativos virtuales resulta de gran importancia para ayudar tanto en la gestión misma como en unificar expertos dispersos geográficamente. La aportación de este trabajo es mostrar la complejidad del proyecto e-business y situar a los entornos colaborativos virtuales en el proceso de generación de un negocio e-business.

2. NUEVA ECONOMÍA Y E-BUSINESS

Se entiende por e-business a la transformación de cada uno de los procesos esenciales de las organizaciones, adecuando las nuevas tecnologías a la cadena de valor de la empresa. Muchas empresas han descubierto que el éxito del entorno e-business radica principalmente en entablar unas relaciones eficaces con los clientes.

e-business crea oportunidades para aumentar los ingresos y mejorar la satisfacción de los clientes permitiéndonos captar nuevos y ofrecer un mejor servicio a los clientes habituales.

Las soluciones e-business nos pueden ayudar a facilitarnos una mayor capacidad de respuesta y una comunicación más directa con nuestros clientes.

Hoy en día, los cambios que se están produciendo como consecuencia de la nueva economía digital, cambios tanto en las necesidades de los clientes como en la estructura de los mercados son tantos y tan profundos que las empresas se ven abocadas a reformular sus estrategias de negocio para competir. Y aunque el contenido del proceso estratégico no varía sustancialmente, sí varía la forma de abordarlo, debido a la magnitud de los cambios exigidos y a la rapidez con que éstos han de implantarse. A modo de ilustración del ritmo vertiginoso al que se enfrentan las empresas.

La empresa tradicional que pretende plantearse su futuro en el e-business debe dar tres pasos fundamentales: primero, debe valorar el impacto de la economía digital en su propio sector y definir el papel que desee desempeñar en el nuevo escenario (es decir, definir su enfoque estratégico); segundo, debe diagnosticar el grado de preparación del negocio para afrontar el cambio; y tercero, debe escoger un modelo organizativo que le permita avanzar en la dirección elegida.

Por último, al examinar las relaciones existentes con los empleados, los clientes, los proveedores los distribuidores y las empresas que ya trabajan en el entorno e-business empiezan a redefinir los procesos centrales e n la empresa. La mayoría disponemos de muchos procesos que definen el modo de trabajar de la empresa. Todos los sectores afrontan un conjunto de retos comunes, y aunque los términos pueden ser distintos de sector a sector, existen tres procesos claves que proporcionan la mayor recuperación de la inversión en un entorno e-business. Para el caso e-business varios procesos se hacen visibles de manera relevante tal como muestra la Figura 1.

Figura 1: El sistema e-business (fuente: McKenna Group e IBM)

Figura 1: El sistema e-business (fuente: McKenna Group e IBM)

3. EL PROYECTO E-BUSINESS

Un proyecto de e-business no es distinto de cualquier otro, salvo en su objeto: un cambio organizacional que afecta el ámbito de negocios por la influencia y uso conveniente y oportuno de las nuevas tecnologías. Y, como tal, un proyecto de e-business comprende la ejecución de una serie de actividades de gestión y de construcción tendientes a proveer una determinada solución tecnológica a una estrategia de negocios. Este planteamiento teórico y operacional de un proyecto e-business muestra la multi-dimensionalidad de este tipo de proyectos, la cual se caracteriza por la concurrencia de amplio y variado conocimiento en (Figura 2):

 

Figura 2: El proyecto e-business - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Figura 2: El proyecto e-business – (c) Christian A. Estay-Niculcar

  • Dos dimensiones: la dimensión de gestión y la dimensión de construcción.
  • Dos visiones: visión de negocios y la visión tecnológica.

De esta manera, las dimensiones permiten construir una iniciativa o solución e-business en una organización como un conjunto de aplicaciones e-business operando dentro de sist emas de trabajo bajo una óptica de negocios y tecnológica.

 

4. COLABORACIÓN PRESENCIAL Y VIRTUAL

La criticidad de lo que es un negocio e-business y la propia complejidad del proyecto, supone que empresas y profesionales deben colaborar de manera intensiva. Si a ello se suma su dispersión geográfica, la solución pasa por ser el encuentro presencial o, como es en la actualidad, mediante el encuentro en la Red. Por este motivo, entornos computacionales de trabajo colaborativo virtual se hacen necesarios.

En términos tradicionales, el encuentro presencial supone la combinación de papel/ápiz o tiza/pizarra o post-it/panel, todas las cuales tienen problemas diversos: pérdida de información y dependencias del sitio físico. Para superar estas problemáticas, propias de todo proyecto, los entornos colaborativos virtuales proveen memoria personal y colectiva, capacidad de recuperación de información y una serie de herramientas como foros, paneles y carpetas digitales que permiten virtualizar la oficina del proyecto en la dimensión 24×7 y permiten mantener registro digital y persistente del conocimiento que usa y produce el proyecto.

De nuestra experiencia en la formación de proyectistas, el uso de la virtualidad en proyectos precisa reglas de uso, explicar beneficios de uso, usar una estructura de almacenamiento acorde a la dinámica de resolución de problemas del equipo del proyecto, asignación de tareas a responsables y coordinadores, y no perder el contacto presencial.

5. ROL DE LOS ENTORNOS COLABORATIVOS VIRTUALES EN EL PROYECTO E-BUSINESS

Tal como se ha expuesto un proyecto e-business no escapa a aspectos tradicionales de todo proyecto. Por otro lado se ha planteado la importancia de la virtualización del espacio de trabajo del proyecto y la digitalización del conocimiento para su registro persistente. Todo esto le confiere un importante rol a los entornos colaborativos virtuales en los proyectos e-business, el cual se caracteriza por cinco aspectos.

5.1. Forzar al aprendizaje

De esta manera la dinámica de evolución del proyecto e-business, donde todo el variado tipo conocimiento que usa se relaciona, mediante un entorno de trabajo colaborativo virtual se hace persistente, motivo por el cual toda empresa se encuentra en la posibilidad de aprender de las diversas soluciones que surgen de su dinámica.

Estos entornos virtuales permiten que cada miembro del equipo observe lo que otros miembros hacen y, en tanto son parte de un entorno colaborativo y cooperativos, mutuamente se aportan con nuevas ideas, sugerencias e información valiosa.

5.2. Apoyar la gestión de los e-recursos humanos

El acceso digital al trabajo de cada integrante del proyecto facilita la gestión del proyecto de manera integral y permite el seguimiento colaborativo de las tareas y responsabilidades asignadas.

Igualmente la virtualización del espacio de trabajo permite ofrecer opciones de teletrabajo y outsorcing virtual de manera controlada.

Por último, los entornos colaborativos de trabajo están enmarcados en una comunicación determinante por este tipo de ambientes tan complejos y cambiantes. Los nuevos negocios surgen de la confluencia de tecnologías, logística, contenidos, conocimientos técnicos y de mercado que están en diferentes manos y que deben ser organizados bajo una cultura de asociación o network. Un ejemplo claro de esta cultura de asociación lo representan los diferentes proyectos de banca electrónica que se están gestando, y que en todos los casos combinan el conocimiento de la actividad financiera, por una parte, con el acceso al cliente final a partir de un portal especializado. Por esto, las empresas de éxito en la nueva economía son verdaderamente capaces de atraer, desarrollar y proporcionar entornos de trabajo altamente calificados para sus empleados, lo cual motiva a atraer a recursos humanos bien calificados situados en cualquier sitio del mundo.

5.3. Soportar e-CRM

Sirve como base para la gestión de las relaciones con el cliente CRM (Customer relationship Management), exponiendo abiertamente el cimiento de un e-CRM. El objetivo de CRM es conseguir que los clientes estén satisfechos, ofreciéndoles aquello que desean en el momento que lo desean.

Visto así, si los clientes tienen acceso al entorno colaborativo virtual podrán observar, bajo restricciones adecuadas, lo que ocurre en el propio proyecto y podrán intervenir con comentarios, críticas y sugerencias. Esto permite estrechar con el cliente una relación en el momento que arranca el proyecto e-business y antes que la solución e-business surja.

5.4. Apoyar ERP

Siguiente al proceso CRM y epicentro de la empresa basada en e-business está la Gestión de los Recursos Empresariales (cuyas siglas en ingles son ERP). ERP: se encarga de gestionar todos los procesos de la organización para lograr sus objetivos mediante la integración de todas sus funciones.

Aunque un entorno colaborativo virtual no digitaliza las actividades del negocio en el marco del proyecto e-business, usado racionalmente permite compartir información documental antes de que un sistema ERP arranque.

5.5. Apoyar SCM

El tercer proceso es la cadena de suministros (SCM) cuya singularidad es proveer un espacio de trabajo estrecho con los proveedores para estar seguros de que tenemos suficientes productos para vender. Facilitar a los proveedores la visión de las aplicaciones internas de gestión de recursos de la empresa, puede de que nos ayude a que los proveedores se anticipen mejor a nuestras necesidades: Este proceso se encuentra en línea de reducción de costes, a la vez que también mejora la satisfacción del cliente, ya que obtiene lo que desea y en el momento que lo precisa. De manera similar al soporte e-CRM, aquí podemos hablar de e-SCM, permitiendo que los proveedores observen aquellos procesos que son compartidos con la empresa facilitando de esta manera la futura interconexión entre sistemas computacionales por cuanto proveedor y empresa conocen y comparten el desarrollo del negocio e-business.

 

6. CONCLUSIONES

Se ha mostrado la importante presencia de los entornos colaborativos virtuales en la nueva economía conforme son parte de un proyecto e-business. La presencia de esta virtualización y digitalización permite estrechar relaciones de comunicación entre todas las partes involucradas en un negocio e-business, las cuales ahora gracias al entorno colaborativo virtual en el proyecto pueden participar de la generación del negocio e ir así ganando en la construcción de la empatía básica para que toda relación sea estable y sostenible.

 

7. REFERENCIAS

  • Blasco, Jaume; et al. (2001a). Experiencia docente presencial-no presencial colaborativa en la formación de Proyectos. En III Jornadas Multimedia Educatiu. Barcelona, España. Junio 25-26.
  • Blasco, Jaume; et al. (2001b). Mejora de la docencia de Proyectos de Ingeniería mediante la aplicación de tecnologías de la información para grupos de  trabajo a distancia. En Actas XVII Congreso Nacional de Ingeniería de Proyectos. Murcia, España. September 19-21.
  • Blasco, Jaume; Cisteró, J.; Estay, C.; García, Á.; Gracia, S.; y, Tamayo, J. (2002). Proyectos de Ingeniería: Enfoque metodológico para la mejora de la docencia mediante la aplicación de entorno colaborativo. En I International Conference in Information Society. Canarias, España. February 27-28, March 1.
  • Estay, Christian; Gracia, Santos; Soriano, Saúl; Tamayo, Johnny; y, Fernández, Federico. (2002). Gestión de Proyectos Tecnológicos: un enfoque e-business. FUNIBER. Agosto.
__________________________________________________
Paper presentado en:
  • Soriano, Saúl; Estay, Christian; Tamayo, Johnny; y, Gracia, Santos. (2002). El rol de los entornos de trabajo colaborativo virtual en la nueva economía: una aproximación teórica y aplicada desde la gestión de proyectos e-business. En Proceedings of the VI International Congress of Project Engineering. Barcelona, España:Universidad Politécnica de Catalunya. 23-25 Octubre. p.197. ISBN 84-600-9800-1. t09-21 en CD-ROM.

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