Christian A. Estay-Niculcar's research blog

Espacio de reflexión personal dedicado a la investigación aplicada cuando se vincula la ciencia proyectual con la disciplina informática, y se aplican al desarrollo de las personas y de la gestión empresarial.

Gestión 2.0+: SELECCIÓN DE ERP EN PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS CON UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN ACCIÓN

RESUMEN

La selección de un sistema Enterprise Resource Planning (ERP) es un proceso organizacional, de aprendizaje y social cuyo estudio precisa instrumentos de investigación adecuados. En este trabajo describimos el proceso de investigación implícitamente seguido para obtener SHERPA (Systematic Help for an ERP Acquisition), una metodología de selección de sistemas ERP para pequeñas y medianas empresas (PyMEs). El proceso de investigación basado en Investigación-Acción es justificado y explicado en detalle con referencias a las tres compañías que colaboraron. La contribución del trabajo es mostrar un proyecto de investigación cuyo resultado es solucionar el problema real de seleccionar un ERP en una PyME y generar teoría sobre la selección de ERPs.

ABSTRACT

The selection of an Enterprise Resource Planning (ERP) is an organisational, learning and social. In this paper we describes the research process to obtain SHERPA (Systematic Help for an ERP Procurement), a methodology to acquire an ERP in small and medium enterprises (SMes). The action-research-based research process is justified and explained in detail with references to three companies involved. The contribution of this paper is shown a research project which output is to solve the real problem to select an ERP and to generate theory about the ERP selection.

1. ANTECEDENTES

En este trabajo se presenta la experiencia en el desarrollo de la metodología SHERPA (Systematic Help for an ERP Acquisitions) orientada a la selección de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) para pequeñas y medianas empresas. La metodología es el resultado de un trabajo teórico y del esfuerzo concreto de resolver el problema de selección de ERP en tres empresas (nombres ficticios): MAGIC, COSMIC y GRAPHIC, aplicando el enfoque y desarrollando el método como parte de un proyecto de Investigación-Acción (action-research).

La aportación de este trabajo es ilustrar sobre una línea de investigación colaborativa desarrollada con patrones formales de gestión de proyectos sobre el caso real de selección de sistemas ERP.

  • Los sistemas ERP son paquetes integradores de software compuestos de varios módulos, como por ejemplo, recursos humanos, ventas, finanzas y producción, que permiten la integración horizontal de la organización a través de los datos que gestionan los procesos organizacionales. Estos paquetes de software son habitualmente adaptados (customizados) a las necesidades específicas de cada organización.
  • Un Proceso de selección de un ERP define claramente una necesidad que podría ser satisfecha mediante un producto ERP o servicio relacionado; permite encontrar los productos y servicios adecuados en el mercado que ayudan a cumplir tal necesidad; facilita el establecimiento de criterios apropiados para la evaluación de ERPs; ayuda a evaluar productos y servicios a la luz de criterios establecidos; permite seleccionar el producto y servicio más adecuado, o su combinación; y, ayuda a negociar el contrato final con el vendedor del producto y el proveedor del servicio.
  • SHERPA es un método de utilidad para responsables o consultores involucrados en procesos de selección de sistemas ERP que desean seguir un marco metodológico y sistemático. SHERPA involucra varios pasos de selección que van desde la búsqueda de candidatos hasta la firma del contrato (Ver Tabla 1 y Figura 1).
Figura 1: SHERPA
Figura 1: SHERPA
Tabla 1: Fases y Etapas de SHERPA

Tabla 1: Fases y Etapas de SHERPA

  • Investigación-Acción ha sido definido de diversas maneras, siendo una de las mas citadas la de Hult y Lennung (1978): “Action Research simultaneously assists in practical problem-solving and expands scientific knowledge, as well as enhances the competences of the respective actors, being performed collaborately in an immediate situation using data feedback in a cyclical process aiming at an increased understanding of a given social situation, primarily applicable for understanding of change processes in social systems and undertaken within a mutually acceptable ethical framework”. Investigación-Acción estudia procesos sociales en los cuales un grupo de practicantes desea resolver un problema y/o mejorar (cambiar) su situación actual. En este proceso un equipo investigador, los action-researchers, interviene con el doble fin de: (i) ayudar a los practicantes a resolver de forma colaborativa su problema, asistiendo y dándoles herramientas para que sean capaces de proveer soluciones de forma reflexiva y comprometida; y, (ii) mejorar su práctica de investigación mediante el aprendizaje conseguido con su intervención en el proceso.
  • Estructura del Proyecto de Investigación-Acción. Todo esto lo refleja Investigación- Acción a través de su ciclo característico constituido de cuatro fases: Planificación, Ejecución, Observación y Acción. Este ciclo se define en función de una metodología (M), un marco de actuación (F) y un problema concreto a tratar (P), donde participan personas en roles de investigadores y en roles de practicantes. A pesar de la propia naturaleza dual de investigar y actuar, y gracias a estudios en Investigación-Acción en Sistemas de Información (IA-SI), se ha determinado que durante la ejecución de un proyecto de investigación se manifiesten dos ciclos (biciclo, McKay y Marshall, 2000; Estay y Pastor, 2000, 2001, Figura 2): (i) un ciclo de investigación definido por su propia triada FRM, MRM y A (problema de investigación) orientado a gestionar el proyecto como un todo cuyo fin es producir nuevo conocimiento (CRM, research management cycle), y (ii) un ciclo práctico definido por su propia triada FPS, MPS y P (problema a resolver) orientado a producir una solución a un problema real (CPSC, problem solving construction cycle). En esencia ambos ciclos se retroalimentan, ayudándose mutuamente. Así, mientras el ciclo de investigación provee aportaciones al ciclo práctico, el ciclo práctico nutre de datos al ciclo de investigación.
Figura 2: Proyecto de Investigación-Acción - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Figura 2: Proyecto de Investigación-Acción - (c) Christian A. Estay-Niculcar

2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. Selección de ERP e Investigación-Acción

A continuación justificamos la conveniencia de abordar las tareas de realización e investigación en la selección de sistemas ERP mediante Investigación-Acción.

  • La selección de un ERP es un proceso organizacional. Los procesos de selección de ERP se pueden considerar procesos sociales complejos debido a: (a) la participación de personas en diversos centros de responsabilidad organizacionales (departamentos, procesos, proyectos); y, (b) al tiempo que se consume en reuniones y toma de decisiones, con la consiguiente inversión y uso de recursos humanos. Si a ello se añade un dominio tecnológico especializado, como lo son las tecnologías de la información alrededor de los sistemas ERP y los propios sistemas ERP, el costo o la inversión inicial en capital humano se ve incrementado. Este incremento se debe al esfuerzo: (i) que supone minimizar el riesgo o la criticidad del proceso y su impacto en las operaciones y gestión de la empresa; y, (ii) que significa la inversión futura en implantación y mantenimiento de los complejos sistemas informáticos resultantes.
  • La selección de un ERP es un proceso de aprendizaje. El proceso de selección de ERP es un proceso de aprendizaje y conocimiento de la propia organización. El aprendizaje en este caso proviene, no tanto por aprender sobre una determinada tecnología, como son los ERP, sino de aprender en términos organizacionales a seleccionar software y aprender a reconocer de mejor manera en qué medida las innovaciones tecnológicas permiten resolver cuestiones no previstas. Además, el propio proceso implica la necesidad de aprender sobre el funcionamiento real de partida de la propia organización, y sobre el funcionamiento futuro deseado.
  • La selección de ERP es un proceso social. El proceso de cambio social en el ámbito organizacional comienza a gestarse en el propio proceso de selección del ERP conforme la estructura organizacional y de negocio, presente y/o deseada, comienza a encontrar referentes de soporte más o menos automatizado en los diversos módulos del ERP. Con esto, las personas, como sistemas cognitivos ven nuevas posibilidades y, como sistemas humanos, comienzan a concebirse como artefactos o piezas organizacionales engranados dentro de una nueva tecnología llamada ERP. Todo lo anterior convierte al proceso de selección de un ERP en un proceso socio-técnico singular y particular dentro del cual deben negociarse continuamente los deseos humanos con las posibilidades tecnológicas y las necesidades de empresa.

Gracias a las consideraciones anteriores, Investigación-Acción ha resultado de utilidad para la comprensión del problema práctico de selección de un ERP en varias experiencias vividas, para la generación de conocimiento al respecto y para la mejora y enriquecimiento de SHERPA.

2.2. Diseño de la investigación

La investigación abarcó el estudio de las tres empresas mencionadas y se abordó como un estudio de caso interpretativo longitudinal con participación directa de los investigadores en la resolución del problema. (Eisenhardt, 1989; Walsham, 1995). Las empresas fueron comparadas siguiendo un análisis within-case y cada una analizada como el single-case (Miles y Huberman, 1984) de un proyecto de IA-SI. El proyecto de IA-SI sigue la estructura de proyecto presentada al inicio de este documento, cuya complejidad se muestra en la Figura 3 destacando la complejidad del ciclo de investigación. Mayor detalle sobre esta estructuras se puede encontrar en Estay y Pastor (2001b).

3. RESULTADOS OBTENIDOS

Cada caso, empresa o proyecto de IA-SI, se ha analizado con relación al ciclo de investigación y al ciclo práctico sobre los siguientes ítems de comparación o elementos característicos de la gestión de un Proyecto de IA-SI:

  • la reflexión inicial que motivó el ciclo;
  • situación a investigar (A) o problema a resolver en la empresa (P);
  • marco de trabajo usado (FPS, FR);
  • metodología seguida (MPS, MR);
  • acción ejecutada;
  • objetivos;
  • equipo involucrado;
  • modo de intervención (o la relación de los investigadores en el bi-ciclo);
  • forma de colaboración;
  • resultados obtenidos;
  • reflexiones obtenidas al concluir el ciclo;
  • indicadores de satisfacción;
  • producto alcanzado; y,
  • nuevas preguntas surgidas a partir del ciclo.
Figura 3: Proyecto de Investigación-Acción - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Figura 3: Proyecto de Investigación-Acción - (c) Christian A. Estay-Niculcar

De esta manera, el análisis within-case se realizó para cada ciclo y para cada caso (la Tabla 2 incluye referencias a publicaciones producidas, omitidas en la bibliografía pero que pueden solicitarse a los autores).

Tabla 2: Evolución de la investigación: análisis de las variables de gestión empleadas en la investigación - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Tabla 2: Evolución de la investigación: análisis de las variables de gestión empleadas en la investigación - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Captura de pantalla Tabla 2: Evolución de la investigación: análisis de las variables de gestión empleadas en la investigación - (c) Christian A. Estay-Niculcar

Captura de pantalla Tabla 2: Evolución de la investigación: análisis de las variables de gestión empleadas en la investigación - (c) Christian A. Estay-Niculcar

4. CONCLUSIONES

Investigación-Acción permitió mejorar considerablemente la investigación sobre los procesos de selección de ERP. Por una parte, mientras investigadores del ciclo de investigación indagaban, los investigadores del ciclo práctico veían en terreno lo que pasaba. Entre ambas realidades se construyó un proceso más robusto y se refinaron muchos detalles sobre lo que es un proceso de selección de un ERP.

En detalle:

  • Por el lado práctico se manifestó la intervención en tres empresas ayudando, guiando y orientando en los pasos a realizar en la selección de ERP. Esta ayuda, en coherencia con la idea de learning-by-doing, ha consistido básicamente en proveer herramientas conceptuales a los involucrados en el proceso de selección para que ellos mismos sean actores comprometidos en el proceso de selección y para que la decisión esté en sus manos. A lo largo del tiempo las fases, etapas y criterios que componen SHERPA se mejoraron continuamente para beneficio de la comunidad de pequeñas y medianas empresas.
  • Por el lado de la investigación, naturalmente ha existido un aprendizaje vivo por parte de los investigadores respecto del proceso de selección de un ERP, aparte de la enriquecedora experiencia del contacto profesional, aprendizaje que ha dado lugar a un buen número de publicaciones al respecto.

5. REFERENCIAS

  • Burgués, X.; Franch, X.; y, Pastor, J. A. (2000). Formalising ERP Selection Criteria. En Proceedings of the 10th International Workshop on Software Specification and Design (IWSSD-10). San Diego, USA.
  • Eisenhardt, Kathleen M. (1989). Building Theories from Case Study Research. Academy of Management Review, 14(4):532-550.
  • Estay, C.; y, Pastor, J. (2000). Towards a project-based Action-Research for Information Systems. En 10th BIT 2000. Manchester, UK. November 1-2.
  • Estay, C.; y, Pastor, J. (2001). Proyecto de Investigación-Acción en SI: fundamentos y estructura de gestión. En Actas 2ª Conferência da APSI. Evora Portugal. Nov. 21-23.
  • Esteves, J.; y, Pastor, J. (1999). An ERP life-cycle-based Research Agenda. In Proceedings EMRPS’99. Venice, Italy. pp. 359-371.
  • Franch, X.; y, Pastor, J.A. (2000). On the Formalisation of ERP Systems Procurement. En Workshop on Ensuring Successful COTS Development – 22nd Int. Conf. on Software Engineering. Limerik, Ireland.
  • Guerrero, Jose. (2001). Selección de un ERP con SHERPA y UML. PFC Enginyeria Superior en Informàtica. Facultat de d’Informàtica. Universitat Politècnica de Catalunya.
  • Hult, Maragetea; Lennung, Sven-Åke. (1978). Towards a Definition of Action Research: a Note and Bibliography. Journal of Management Studies, 17(2):241-250.
  • Ibañez,David. (2000). Definició i redisenny de processos crítics, orientats a la selecció de software. PFC Enginyeria Técnica en Informàtica de Gestió. Facultat de d’Informàtica. Universitat Politècnica de Catalunya.
  • McKay, J.; y, Marshall, P. (2000). Quality and rigor in action research. En Proceedings ECIS 2000, Viena, Austria.
  • Miles, M.B.; y, Huberman, A.M. (1984). Qualitative Data Analysis: A Sourcebook of New Methods. Newbury Park-CA:SAGE. 336 pp.
  • Pastor, J.A.; Franch, X.; y, Sistach, F. (2002). Methodological ERP Acquisition: the SHERPA Experience. En World Class IT Service Management Guide (second edition), McGraw-Hill.
  • Sistach, F.; Pastor, J.A.; y, Fernández, L.F. (1999). Towards the methodological procurement of ERP solutions for SMEs. Keynote paper in EMRPS’99. Venice (Italy).
  • Sistach, F.; y, Pastor, J.A. (2000). Methodological procurement of ERP solutions with SHERPA. En van Bon, J. (ed.), First World Class IT Service Management Guide. TenHagenStam.
  • Walsham, Geoff. (1995). Interpretive case studies in IS research: nature and method. European Journal of Information Systems, 4:74-81.
________________
Texto original presentado en congreso AEIPRO (2002). Descargar.
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